Contrat d’animation d’unité 2021–2023

Publié le 21 octobre 2021

Notre souhait en tant que nouvelle équipe d’unité est avant tout d’assurer une continuité dans les acquis mis en place par l’ancienne équipe d’unité ainsi que les staffs des sections. Nous souhaitons également proposer quelques axes de travail pour notre mandat.

Ce contrat d’animation reprend donc une bonne partie des objectifs de l’équipe précédente ; ainsi que quelques objectifs supplémentaires. Ceux-ci émanent du brainstorming réalisé le 1/08/2021 après les camps avec les membres de tous les staffs ; et effectué sur base des piliers USO qui ont structuré le feedback récolté.

Détails du contrat d’animation d’unité

Communication

Une communication de qualité est toujours un enjeu majeur dans les groupes et organisations. C’est pourquoi nous souhaitons en faire un axe de travail important durant notre mandat ; c’est aussi le souhait des staffs.

Nous souhaitons mettre en place une bonne communication au sein du staff d’unité, mais également avec (et entre) les staffs des sections. La communication vers les animés et les parents ainsi qu’avec les autres partenaires de l’unité est également très importante, et nous souhaitons rester attentifs à sa qualité tant dans le contenu que dans la forme.

Nous proposons de revoir et d’adapter si nécessaire, et après concertation avec les staffs, les canaux de communication ainsi que leur usage en fonction des sujets.

Mise en place des animateurs

Les candidats au staff d’unité proposent de devenir, pour chacun d'entre eux, le relais et partenaire privilégié d'une section précise afin de nous donner l'occasion de discuter de tout problème qui devrait être pris en charge. Les staffs seront consultés pour le choix du relais de leur section. Le but est de promouvoir l'autonomie grandissante des staffs.

Nous proposons d’avoir une réflexion avec les staffs sur le timing de la formation des nouveaux staffs, et de voir ensemble comment répondre aux attentes de chacun.

Nous proposons également de donner, au cours de l’année, l’occasion aux sections de rencontrer chacune son relais au sein du staff d’unité pour un rendez-vous plus informel, tel un petit souper ou autre.

Qualité du conseil d'unité

Nous souhaitons animer des CU de qualité, car il est le point de départ de toute action collective dans l’unité.

Nous souhaitons réfléchir avec les staffs sur les améliorations à apporter pour optimiser le déroulement du CU : préparation de sujets par les différents staffs éventuellement avec le chef d’unité relais, ordre du jour établi et communiqué, écoute et respect de chacun durant le CU, rédaction et diffusion des PV des réunions, ...

Nous proposons aussi d’avoir une réflexion sur le processus de décision et de vote, pour notamment respecter le souhait d’anonymat et de discrétion émis par certains membres de staffs.

La formation des staffs

Nous souhaitons continuer à suivre les staffs et les aider, en fonction de leurs besoins, dans l'accomplissement de leur engagement auprès des animés. Notre expérience d'anciens animateurs ou de parents peut être utile pour assister les animateurs de section s'ils en ont le souhait ou le besoin.

Nous souhaitons informer sur les formations et parcours de formation, et promouvoir la formation des pionniers de deuxième année ainsi que des membres des staffs, tant pour le développement personnel de chacun que pour l'amélioration continue de la qualité de l'encadrement proposé aux animés.

Nous souhaitons poursuivre la consolidation du savoir de l'unité afin de permettre à nos successeurs, staff d'unité et animateurs, de bénéficier de notre expérience et nos erreurs. Le but n'est pas de définir "comment il faut faire les choses" mais "comment nous les avons faites".

Suite à des feedback positifs et l’expression de certains besoins, nous souhaitons poursuivre les formations informatiques et ainsi permettre aux staffs une meilleure maîtrise d’outils devenus aujourd’hui très utiles.

La formation du staff d’unité

Le staff d’unité reprenant le flambeau est constitué de parents ayant eux-mêmes été animés et animateurs dans différentes sections (à Beauval et en dehors).

Ces expériences passées devraient faciliter l’intégration du staff d’unité, mais nous souhaitons néanmoins mettre le focus sur la formation de chaque membre du staff d’unité, afin que nous puissions apporter un support de qualité au CU, aux animés, et à tous les acteurs de l’unité (internes et externes).

Ecoresponsabilité

Suite à la demande des staffs, le staff d’unité souhaite promouvoir une réflexion autour de l’adoption de comportements écoresponsables. Nous avons par le passé organisé des « clean walks » et souhaitons poursuivre ces activités de temps à autre.

Tant pour l’unité que les sections, nous souhaitons poursuivre les investissements afin de limiter autant que possible, le recours à du matériel jetable ou à usage limité.

Nous souhaitons mener une réflexion et des formations pour les staffs et intendants afin de promouvoir une approche « zéro-déchets », une meilleure gestion des achats et des restes.

Nous souhaitons promouvoir l’utilisation de transports en commun lors des déplacements des sections et, en cas de déplacement en voiture, encourager activement le co-voiturage. Nous réfléchirons notamment, avec la section des Baladins, aux alternatives possibles dans cette section où cette pratique est plus difficile à mettre en place.

L'accueil de tous

Comme cela a pu être le cas ces dernières années, nous souhaitons permettre et faciliter l’intégration dans notre unité de personnes pour lesquelles la participation à la vie de l’unité présenterait des difficultés particulières.

Nous tenons également à mettre l’accent sur la conscientisation à la différence, et à ce que ce point soit inclus dans le parcours de formation des staffs.

Relations intérieures

Les staffs ont émis le souhait d’avoir plus d’activités ou de synergies entre les sections de la 77 ème. Tout comme le staff d’unité sortant, nous soutenons cette demande sur le principe et examinerons au cas par cas comment promouvoir ces moments.

Relations extérieures

Les relations avec la communauté du PIT, qui nous accueille en ses locaux, sont très bonnes et conviviales. Nous souhaitons continuer à les entretenir par l'organisation d'évènements ouverts à l’ensemble de la communauté Pacem In Terris (soupers, matchs de foot …).

Nous souhaitons également inviter l’un ou l’autre représentant du PIT lors d’un CU afin de donner plus de visibilité sur la structure et les activités proposées par/pour la communauté.

Nous pensons que la qualité des relations extérieures avec le PIT peut aussi passer par la participation des staffs aux activités du PIT, ou encore grâce à des coups-de-mains dans le cadre de ces activités.

Enfin, nous souhaiterions établir des relations avec la commune afin de faciliter les futures interactions.

Intégration des parents à la vie de l’unité et parents partenaires

Durant les deux prochaines années, nous pensons qu’il est primordial d’arriver à une implication plus grande des parents de l’unité. L’implication des parents permettrait entre autres d’améliorer davantage la communication entre les parents et les staffs, de bénéficier d’un plus grand support lors de l’organisation d’événements d’unité, de pouvoir récolter des avis externes afin d’améliorer notre fonctionnement, et enfin de motiver d’autres parents à s’impliquer dans l’unité dans les années futures.

La taille des sections

L'unité fait face à des problèmes de taille : risquant de devenir trop grande pour continuer à garantir une animation à "taille humaine" et trop petite pour mettre en place, de façon durable, des solutions permettant de continuer à nous ouvrir à tous ceux qui veulent vivre le scoutisme. De plus, le quartier de Beauval est probablement en passe de vivre dans les années à venir des changements démographiques conséquents qui risquent d'augmenter le nombre d'animés potentiels.

Nous souhaitons poursuivre la réflexion, avec les animateurs, quant à ce défi à venir et tenter de définir une position qui nous permettra de préparer au mieux ce changement possible.

L’absentéisme reste un problème majeur et nous devons poursuivre les efforts entamés lors des années précédentes afin d’y remédier autant que possible.

Finances de l'unité et gestion du matériel

Nous souhaitons poursuivre avec les staffs la réflexion sur la bonne gestion financière de l'unité. Nous pensons qu'il pourrait être bénéfique de définir nos besoins et les ressources financières qui devraient y être allouées dans le but d'avoir une gestion équitable et de pouvoir mettre en place certains mécanismes de solidarité.

Nous continuerons à donner un état des lieux régulier des finances de l'unité et continuerons à partager une vue sur comptabilité entre trésoriers des sections.

Nous souhaitons poursuivre la tenue du « guide des cantonnements » qui, en plus de recenser les gîtes et les tarifs, permettra de fournir un feedback qualitatif. Ce guide doit aussi être mis à disposition des staffs.

Nous proposons enfin de dresser un inventaire du matériel de l’unité, afin de gérer celui-ci au mieux ; de pouvoir envisager le prêt de matériel, et de concevoir un plan d’investissement pour le renouvellement du matériel vieillissant.

Dernière mise à jour le 21 octobre 2021